Envio de nota fiscal por e-mail: Vantagens

A nota fiscal é obrigatória em qualquer transação de compra ou venda, independente se é um produto ou serviço, ou seja, é essencial no dia a dia de qualquer negócio. Como qualquer processo rotineiro, a emissão deste documento pode ser ainda mais otimizada. Conheça os diversos ganhos que o envio de nota fiscal por e-mail traz às empresas.

O que é uma nota fiscal?

Em linhas gerais, a nota fiscal é um comprovante tributário de que o seu empreendimento realizou uma venda ou prestou algum serviço. Ele é fundamental tanto para o consumidor quanto para a empresa.

Enquanto para o cliente o documento é um registro da compra/serviço que recebeu, para a organização ela serve como um registro da receita obtida e é primordial na apuração dos impostos.

De acordo com a Lei nº 8.846/94 – Artigo 1º, a emissão da nota fiscal é obrigatória sempre que ocorre efetivação da operação, seja ela a venda de um produto ou a prestação de um serviço.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e como ela funciona?

Como o nome já diz, este tipo de nota fiscal vem em formato eletrônico. Substituindo o documento físico, este comprovante precisa ter todos os dados referentes a operação (emissor, destinatário, impostos e produtos). Estas informações são transmitidas para a Secretaria da Fazenda que autoriza a emissão da NF-e.

O sistema de nota fiscal eletrônica traz mais transparência, menos burocracia e economia de tempo para realizar procedimentos tributários. O comprovante é emito pela organização e é validado pela assinatura digital do emissor e pela Secretária da Fazenda.

Envio de NF-e por e-mail e seus benefícios

Uma das inúmeras vantagens em optar pela nota fiscal eletrônica é o seu envio por e-mail. Decidir por esta forma traz diversos ganhos aos negócios, como a facilidade em mandar o documento para o seu destinatário rapidamente, assim como a economia de tempo e dinheiro. Vamos conhecer as suas principais vantagens?

1. Economia de papel e local de armazenamento

Mandar a NF-e por e-mail, substitui o envio do documento em papel. Então, você pode dar adeus ao gasto com folhas e tinta de impressora. Além de fazer bem para o meio ambiente, esta atitude também faz toda a diferença na saúde financeira do seu negócio. Sem contar o espaço ganho ao não precisar mais ocupar um local com diversos comprovantes e otimização dos processos ao não perder tempo procurando por notas fiscais impressas no lugar de armazenagem.

2. Economia no envio

Imagina este cenário: você precisa enviar a nota fiscal para o seu cliente, mas para isso utiliza os serviços de motoboy, correios ou qualquer outro meio de transporte. Isto já aconteceu na sua empresa? Pois saiba que você tem como acabar com todos estes gastos desnecessários ao enviar o comprovante fiscal por meio do correio eletrônico.

3. Economia com gastos em cartórios

Se por um acaso o seu consumidor perde ou desconhece a nota fiscal que você enviou, é necessário fazer uma cópia autenticada do documento. Isto significa gastos extras com taxas do cartório. Ao enviar a NF-e por e-mail; você pode reenviar o documento quantas vezes for necessário pelo correio eletrônico e acabar com estes custos desnecessários.

4. Maior facilidade

O que parece mais simples e rápido? A opção 1 é emitir a nota fiscal, imprimi-la, entrar em contato com um serviço de entrega, fazer uma cópia do documento para ter em seu arquivo pessoal e entregar o comprovante para o consumidor. Já a opção 2 consiste em simplesmente emitir a NF-e; enviar para o seu cliente por meio do e-mail e salvar uma cópia em seu computador.

A segunda opção não é muito mais simples, tranquila e rápida? Além da facilidade, esta forma de envio também otimiza o tempo dos funcionários, que podem gastar estes minutos preciosos a mais para desenvolver outras atividades.

5. Maior controle

Ao mandar a nota fiscal eletrônica por e-mail, a empresa tem um maior controle sobre o documento. Afinal, o responsável pela emissão e envio do comprovante é quem decide as pessoas que vão receber a NF-e em seu correio eletrônico.

6. Maior segurança

O controle que vem com o envio da nota fiscal eletrônica por e-mail, também promove uma maior segurança. Ao decidir quem tem acesso ao documento; a empresa não corre o risco de ter informações vazadas, seja no ambiente interno (dentro da organização) ou externo (imprensa).

7. Processos otimizados

Todos os benefícios listados acima promovem uma outra vantagem: a otimização dos processos. Ao tornar a emissão de nota fiscal eletrônica e envio ao consumidor mais fácil; o seu negócio ganha rapidez e economia de tempo. Estes dois privilégios permitem que os funcionários desenvolvam outras atividades essenciais para a organização.

A sua empresa já trabalha com envio de nota fiscal eletrônica por e-mail? Se este ainda não for o seu caso, esperamos que o texto de hoje mostre todos os benefícios que este processo pode trazer ao seu negócio.

Solução

E você pode otimizar ainda mais os processos relacionados à nota fiscal com um software automatizado. O Sistema ERP cuida de todas as etapas da gestão contábil, deixando a rotina empresarial muito mais simples e rápida. Entre em contato com um de nossos consultores, para saber quais as ferramentas que mais combinam com as necessidades e objetivos do seu negócio.