Dicas para organizar notas fiscais
A legislação brasileira é bastante clara quanto ao período que as notas fiscais devem ser armazenadas: cinco anos. Após esse prazo a dívida prescreve, então o Governo e demais empresas não podem mais cobrar a dívida atrasada. Isso já é motivo suficiente para que as organizações criem estratégias que garantam a fácil localização de qualquer nota fiscal, afinal, estar prevenido é a melhor medida para evitar incômodos e lidar com imprevistos – Organizar Notas Fiscais.
Algumas recomendações a respeito de como organizar notas fiscais são unânimes entre os consultores, elas englobam:
1) Separar eletronicamente as notas fiscais
Para isso é simples, basta criar uma pasta destinada às notas fiscais eletrônicas. Essa pasta corresponderá ao ano de 2016, por exemplo, e conterá subpastas com cada mês do ano. Para facilitar ainda mais, conforme o fluxo de notas que cada empresa possui, é possível ter outras subpastas em cada mês divididas por clientes ou produtos.
2) Crie uma rotina para emitir e controlar as notas fiscais
É aconselhável parar por algumas horas para avaliar qual é a melhor forma de manter as notas fiscais em ordem. Para isso, é preciso considerar todos os processos, desde o momento da emissão até o controle. Crie modelos, padrões de preenchimento e de separação, depois dissemine essas informações com toda a equipe que tem contato com as notas fiscais. Para que tudo se mantenha organizado, é necessária disciplina.
3) Aproveite e organize os documentos em papel
Já que a organização está com a “mão na massa” para deixar em ordem as notas fiscais eletrônicas, aproveite para selecionar e organizar os documentos em papel. Para isso, pode ser utilizada uma pasta física com divisórias e pode-se seguir o mesmo processo de organização que é utilizado no computador, com subpastas. Etiquete as pastas, identificando-as por produtos, data e clientes.
4) Quer segurança para todo esse processo? Conte com um software!
Está evidente o quanto o cuidado com as notas fiscais é imprescindível. A alternativa mais segura e de fácil utilização é contar com um software de gerenciamento. Com ele é possível facilitar todas as etapas organizacionais das notas fiscais, otimizando tempo e garantindo o adequado armazenamento, sem riscos de que algo se perca.
A Ausland, referência no desenvolvimento de softwares de gerenciamento para as mais diversas organizações, possui soluções que centralizam tudo que envolve o processo de emissão e gestão de notas fiscais. A empresa dispõe de equipe técnica que avalia as necessidades do cliente e propõe uma solução sob medida. Acesse o site https://ausland.com.br/ e conheça mais sobre a Ausland e as alternativas disponíveis.