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Como o uso de nota fiscal eletrônica automatizada ajuda a otimizar processos no departamento financeiro

A nota fiscal deve ser emitida em qualquer transação de compra e venda, seja um produto ou prestação de serviços. Uma das variações deste documento é a sua versão eletrônica que traz algumas vantagens para o seu negócio, como agilidade nos serviços prestados. Hoje vamos saber como o uso de nota fiscal eletrônica (NF-e) automatizada ajuda a otimizar processos no departamento financeiro.

Benefícios da nota fiscal eletrônica

Para entender melhor como ela pode otimizar os processos na sua empresa, precisamos conhecer as principais vantagens em apostar nesta modalidade. Confira abaixo:

  1. Adeus folhas e impressão

Com o uso de nota fiscal eletrônica, ocorre uma diminuição considerável nos gastos com papéis e tinta de impressora. Além disso, você não precisa mais ocupar um local com as diversas folhas e nem perder tempo procurando o documento que você necessita. A redução de papéis também contribui para a saúde do meio ambiente.

  1. Redução em custos com armazenamento

Como foi comentado acima, outro gasto que diminui drasticamente é com aquisição de gaveteiros, prateleiras, pastas e outros custos com locais de armazenagem para as notas fiscais. Economia de dinheiro e também de tempo.

  1. Melhor gestão de tempo

Acabou aquela história de precisar ir até o local de armazenagem e perder tempo procurando a nota fiscal que você precisa. Com a versão eletrônica, para encontrar o que procura basta acessar o computador. O que antes podia demandar horas pode ser resolvido em minutos. Além de otimizar processos, otimiza também o tempo.

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  1. Otimização no transporte

A NF-e também otimiza o tempo de parada dos caminhões que transportam sua mercadoria em postos fiscais de fronteira, já que simplifica a fiscalização.

  1. Centralização de Processos

Com a nota fiscal eletrônica é possível centralizar os processos de faturamento. A empresa que possui várias filiais espalhadas pelo país, por exemplo, pode centralizar tudo em sua matriz, reduzindo consideravelmente os gastos e otimizando a rotina empresarial. Afinal, a NF-e permite uma redução no número de funcionários, assim como de encargos trabalhistas, tudo isso sem alterar a efetividade do negócio.

  1. Redução nos gastos com envio de documentos

Como pode ser enviada por e-mail, a nota fiscal eletrônica acaba com os gastos de envio dos documentos por Sedex, motoboy ou qualquer outro meio. Além de ser muito mais segura e não correr o risco de ser extraviada ou perdida.

  1. Cartório

A sua empresa já passou pela seguinte situação: seu cliente alega que não recebeu ou desconhece a nota fiscal. Com isso, você precisa enviar uma cópia da nota fiscal autenticada em cartório, gerando custos com taxas cartorárias. A NF-e permite que você envie diversas vezes o documento, evitando este tipo de gasto desnecessário.

O sistema de nota fiscal eletrônica é um facilitador para empresas de todos os tamanhos: micro, pequenas, médias, grandes e multinacionais. Todo o processo envolvendo este documento fica mais ágil e organizado, ao mesmo tempo que tem toda a transparência necessária para o cliente, fornecedor e Receita Federal.

Parece que não tem como melhorar, certo? Mas existem algumas dicas que a sua empresa pode seguir para otimizar e poupar ainda mais tempo no processo de emissão da NF-e. Vamos conhecer?

  1. Controle de todas as etapas

Como em qualquer outra função, uma gestão eficiente depende do controle de todas as etapas do processo. No caso da nota fiscal eletrônica, estão a emissão, prazos e pagamentos.

Sabendo exatamente o que acontece em cada fase, o gestor consegue evitar que o pagamento seja feito fora do prazo ou que se perca naquilo que já foi pago.

  1. Armazene os arquivos

O histórico de transações é de extrema importância para qualquer negócio e perder todos estes dados está fora de cogitação. Para não correr riscos desnecessários e evitar situações como essa, realize um backup periodicamente (recomendamos pelo menos uma vez ao mês), garantindo a segurança de todas as informações.

Os armazenamentos em nuvens têm sido uma boa opção, contudo dependendo da sua demanda de documentos, você ultrapassa o seu limite de armazenagem rapidamente. Uma boa solução são softwares automatizados, como o Sistema ERP, que além de deixar o processo de emissão das notas ficais mais rápido, também armazena todos os arquivos com a máxima segurança.

  1. Organização é tudo

A organização é essencial em qualquer gestão, não é mesmo? Organize as suas notas fiscais em um só lugar, centralizando todas as informações. Com um Sistema ERP, você pode limitar o acesso à documentos apenas para as pessoas responsáveis, garantindo assim uma maior segurança dos dados.

Também é interessante criar classificações, para que você encontre mais rapidamente a nota que procura. Você pode organiza-las por filiais, setores, produtos ou regiões, por exemplo.

  1. Adote um Sistema Automatizado

Um software de gerenciamento é uma das principais formas de facilitar os processos de venda e emissões de notas fiscais eletrônicas. Como funciona por meio de uma ferramenta integrada, o Sistema ERP, torna os processos completamente automatizados, ou seja, ajuda a otimizar processos de uma só vez.

Ao diminuir o número de processos com outros setores, o departamento financeiro é impactado diretamente com menos atividades e preocupações. Além disso, a NF-e permite um controle mais simplificado de todos os pagamentos realizados, assim como prazos e cadastros de clientes. Também é mais fácil acessar os documentos que a área precisa e criar relatórios mensais. Afinal, você não perde tempo atrás de folhas e termina o seu trabalho antes do tempo programado.

 

Para você, qual é o melhor benefício da nota fiscal eletrônica? Conte para a gente nos comentários. Agora que você já sabe até como otimizar ainda mais os processos da NF-e, que tal aplicá-los na rotina do seu negócio? Temos certeza que vai fazer uma enorme diferença no fim do mês.

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