Conheça os benefícios de ter uma gestão de documentos no seu negócio e saiba como aplicá-la na rotina.
Não importa qual o tamanho da sua empresa, com certeza você lida com um volume considerável de documentos importantes e indesatáveis. Esta grande quantidade de papéis pode gerar uma desorganização documental. Por isso, hoje resolvemos falar sobre como o controle e organização de documentos de autorização otimizam o dia a dia na empresa.
Para se ter uma ideia de quanto a desorganização afeta o negócio, vamos revelar alguns dados de uma pesquisa feita pela ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos). De acordo com o estudo, um funcionário pode chegar a perder duas horas diárias procurando documentos extraviados entre as áreas do empreendimento. Em grandes organizações, um documento é perdido a cada 12 segundos e o custo para recuperá-lo é de US$ 120. Por isso, a importância de uma gestão de documentos eficiente, organizada e controlada.
Quais as vantagens da gestão de documentos?
Como vimos nos dados acima, a desorganização documental é uma das responsáveis pelo tempo perdido do funcionário, assim como gera custo financeiro desnecessário. Acabar com estes desperdícios são só alguns dos benefícios que a gestão de documentos oferece ao seu negócio. Conheça mais vantagens da gestão de documentos:
- Ganhos em qualidade de trabalho;
- Aumento da produtividade na rotina empresarial;
- Impede o empreendimento de perder prazos nos processos;
- Acaba com as multas por atrasos na apresentação de documentos fiscais;
- Agilidade e comodidade na consulta aos documentos;
- Método de arquivamento padronizado;
- Segurança e preservação dos documentos;
- Facilidade na localização dos arquivos;
- Integração entre os departamentos;
- Ambiente limpo e organizado.
Como fazer a gestão de documentos?
Agora que você já conhece todos os benefícios que a gestão de documentos promove na empresa, é o momento de explicar o passo a passo para fazer com que seu negócio tenha um controle eficiente destas informações. Conheça:
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Separe seus documentos de acordo com o uso
O primeiro passo para organizar os documentos é classifica-los de acordo com o seu uso. O processo pode ser um pouco demorado e cansativo, mas é essencial para a gestão que você está procurando. Para facilitar, você pode separá-los em três categorias:
- Aqueles que precisam ser guardados em sua forma física (por exemplo, contratos e documentos que contam com assinaturas);
- Aqueles que podem ser escaneados e salvos em meios eletrônicos;
- Aqueles que são cópias de documentos já digitalizados (ou usados) e que podem ser descartados.
Se precisar, crie mais categorias para os seus papéis. Esta separação permite que eles sejam facilmente encontrados.
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Organize onde vão ficar os documentos
O ideal é guardar a maior quantidade possível de documentos em meios eletrônicos. Com aqueles que não podem ser digitalizados, é necessário organizá-los em apenas um local para que os funcionários não percam tempo procurando pelos papéis em diversos lugares. Você pode apostar em um armário, gaveteiros ou cômodas. Para deixar a busca ainda mais simples, separe os papéis em categorias, como “contratos” e “documentos fiscais”.
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Crie um método de identificação dos documentos
Crie um método de identificação para sumarizar as pastas que você vai colocar os documentos, como, por exemplo, por assunto, nome ou data. Papéis não identificados aumentam o tempo de consulta e podem gerar perdas ao negócio, já que é responsável pelo atraso na tomada de decisões e em alguns casos, gera multas fiscais.
Se os papéis que vão ser guardados em ambiente físicos ainda somam uma grande quantidade, é interessante colocar uma pessoa como a responsável por eventuais consultas e novo armazenamento.
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Elimine o papel sempre que puder
Além de prejudicar o meio ambiente, manter os arquivos em papel pode gerar gastos desnecessários para a sua empresa. Realizar a gestão de documentos por meios eletrônicos, desocupa espaços que podem ser utilizados para outras atividades, poupa tempo e estimula a produtividade.
No caso dos documentos fiscais, fique de olho na regra da temporalidade. Eles precisam ser guardados pelo tempo que a lei exige e só depois podem ser descartados.
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Sistemas automatizados
Já falamos algumas vezes que a melhor forma de guardar os documentos é nos meios eletrônicos, certo? De todos eles, um software automatizado, como o Sistema ERP, é a melhor opção. Vamos saber por que?
- Ele centraliza todas as informações e documentos da organização;
- É essencial para otimizar os processos empresariais;
- Tem a opção de personalizar o software pensando nas necessidades e deficiências do seu negócio;
- Com o login e senha, o funcionário consegue ter acesso a todos os documentos relacionados a sua função ou setor;
- Segurança de armazenamento dos documentos;
- Otimização de tempo e processos.
No controle dos documentos fiscais, é essencial ficar atento e respeitar o período legal em que eles devem ficar armazenados. Um Sistema ERP permite o armazenamento de todos os arquivos com toda a segurança necessária (sem risco de serem extraviados ou danificados), pelo tempo determinado e sem ocupar nenhum espaço físico.
Deu para perceber o quanto é importante a organização e controle dos documentos, não é mesmo? Afinal, estas duas ações são essenciais para fluidez, otimização e efetividade de diversas atividades dentro da empresa.
Solução
Além disso, o gerenciamento das informações, aliado com um Sistema ERP, promove o acompanhamento integral e em tempo real dos processos, facilitando a administração de todos os projetos que estão acontecendo.
Como a sua empresa promove a gestão de documentos? Se você está considerando um software automatizado para otimizar os processos, entre em contato com um dos nossos consultores. Com certeza, vamos conseguir descobrir as melhores ferramentas para as suas necessidades e objetivos.
