A saúde financeira do negócio é essencial para o seu sucesso. Por isso, garantir o cuidado desta área exige um trabalho minucioso e controlado. No meio de tantas contas, tem uma ação que é extremamente fundamental: o fechamento mensal. Saiba mais sobre a sua importância e como a integração na organização pode evitar erros.
O que é fechamento mensal
Em poucas palavras, o fechamento mensal é uma ação realizada no início de cada mês com informações sobre o anterior. Ele permite que você consiga elaborar uma estratégia mais eficaz para o crescimento empresarial.
Processo do fechamento mensal
O fechamento mensal leva em conta diversas transações, como gastos e receitas, contratos futuros e notas fiscais. Para explicar melhor todo o processo, dividimos as movimentações considerando as suas áreas relacionadas. São elas: trabalhistas, fiscais, contábeis e controle de estoque.
- Movimentação trabalhista
Aqui são cotadas todas as transições trabalhistas com a empresa, seja ela assalariada ou não. Entre elas, estão:
- Guia de impostos ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras;
- Movimentos e recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;
- Recibos de pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de funcionários.
- Movimentação fiscal
Esta é uma das áreas que mais exige atenção. Afinal, qualquer erro ou pendência pode causar grandes problemas com o governo federal e multas exorbitantes. Confira as principais transações:
- Notas fiscais: é preciso guardar todas as notas fiscais, inclusive as eletrônicas. Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;
- Notas fiscais de concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia elétrica;
- Comprovantes de pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE (Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais).
- Movimentação contábil
Tanto as transações da área trabalhista quanto da fiscal são incluídas na movimentação contábil, como:
- Extratos: bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas;
- Arquivos eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;
- Recibos e contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
- Comprovantes diversos: de despesas e de receitas.
Ter um controle do estoque e manter o inventário atualizado também têm impacto direto nas transações financeiras da empresa. Na hora do fechamento mensal, é importante que você saiba os gastos da mercadoria vendida ou transferência de serviços.
Importância da integração no fechamento mensal
Já falamos em outras ocasiões em como a automatização otimiza a gestão e processos nas empresas, isso também não poderia ser diferente quando falamos de fechamento mensal.
Além dessas vantagens, um Sistema ERP também integra todos os dados gerados pelos mais diversos setores da empresa. Essa integração é fundamental neste processo por dois motivos:
- Maior confiabilidade e segurança nas informações
Como vimos acima, o fechamento mensal depende de dados corretos de diversos departamentos do negócio. Um software de gestão garante a confiabilidade das informações que você precisa.
Como em alguns processos – por exemplo, o controle de estoque – é automático, a chance de erros acontecerem são muito baixas. Além disso, você tem acesso a todos os dados em um só lugar, não precisando coletar informações em cada uma das áreas.
- Otimização no tempo para o fechamento mensal
Como o fluxo de trabalho é otimizado, consequentemente o tempo gasto para fazer o fechamento mensal é menor. Por exemplo, ao invés de você precisar coletar todos os dados necessários em cada um dos departamentos da sua empresa, eles já estão todos disponíveis em um só lugar.
Erros que a falta de integração pode causar no fechamento mensal
Será que a integração é tão importante assim? Para responder essa pergunta, separamos alguns erros comuns no fechamento mensal e comentamos como a integração pode ser uma aliada para acabar com esse problema.
- Não considerar eventuais atrasos em pagamentos
Um erro bastante comum no fechamento mensal é o de considerar valores que ainda não entraram no caixa da empresa. Mesmo que você já conheça o cliente e ele seja sempre pontual, é fundamental que você conte com a possibilidade de inadimplência.
Contar com um dinheiro que ainda não é real pode prejudicar o seu fluxo de caixa e gerar juros e multas.
Como a integração resolve? Como o Sistema ERP automatiza todos os processos, você consegue ter em mãos todos os valores que ainda não foram creditados na conta do negócio. O software também mostra os pagamentos feitos em parcelas e como estão o seu andamento.
- Não identificar corretamente os lançamentos
Lembra que falamos das diversas variáveis a se considerar no fechamento mensal? É fundamental que você identifique corretamente cada um dos lançamentos, como entrada e saída no caixa, salário do funcionário, investimento em publicidade, despesa com manutenção, compra de material , entre outros.
A organização ajuda no controle financeiro e permite que você saiba exatamente em que está gastando. Essa informação permite que o negócio pense em estratégias para economizar, otimizar lucros e reduzir o impacto dos impostos tributários.
Como a integração resolve? Com um software de gestão, essa identificação é feita automaticamente pela ferramenta. Muito mais fácil, não é mesmo?
- Não ter um bom controle de estoque
Não saber exatamente o que tem dentro do seu estoque pode prejudicar o fechamento mensal. Por exemplo, você pode pensar que excedeu nos gastos com materiais, sem considerar que a compra pode durar alguns meses.
Além disso, sem um controle correto você corre o risco de aplicar preços errados nos produtos na hora de o vender, podendo gerar prejuízos e transtornos com o seu consumidor.
Como a integração resolve? Um Sistema ERP controla o estoque em tempo real, seja ele de produtos ou de materiais para a produção.
No post de hoje conhecemos um pouco mais sobre o processo de fechamento mensal e a importância da integração entre os setores para evitar erros nesta área.
Gostou de saber um pouco mais sobre a importância da integração para evitar erros no fechamento mensal? Então, confira outras dicas para o seu negócio em nosso blog.
E se você está pensando em contratar um Sistema ERP para otimizar os processos da sua empresa, entre em contato com a Ausland. Nossos consultores são preparados para ajudar você a encontrar as melhores ferramentas para a sua realidade.