Para empresários que vislumbram implementar um sistema ERP em suas empresas, algumas dúvidas surgem, sendo importante que sejam respondidas. Entre as mais recorrentes, a implementação desse sistema é uma das que mais suscitam interrogações.
Com o objetivo de esclarecer esses questionamentos, neste artigo vamos abordar a importância de documentar a implementação de um sistema ERP. Veja a seguir.
Contratação como um serviço
Seguindo exatamente a mesma dinâmica da contratação de serviços de uma empresa terceirizada, com cláusulas estipulando direitos e obrigações, metas e prazos, a implementação de um sistema ERP deve ter a minha linha. Da formulação das estratégias até seu uso, tudo deve ser documentado, objetivando dar maior clareza e segurança entre todos os envolvidos: contratante e fornecedor do sistema.
Detalhado ao máximo
Ao elaborar o projeto de implementação de um sistema ERP, tudo deve ser regido nos mínimos detalhes. O escopo neste momento desempenha o papel de uma vértebra central ao delimitar as responsabilidades, as funcionalidades e os requisitos que serão desenvolvidos, determinando de forma prática e didática o que será entregue ao final: o software.
Toda essa sistemática tem um propósito: alinhar funções que serão imprescindíveis para o cliente que está contratando o ERP. Nessa etapa é fundamental que desenvolvedores e contratantes configurem o software para solucionar os problemas mais recorrentes e que mais atrapalham o cotidiano da empresa que será beneficiada. O objetivo é melhorar a gestão da empresa e torná-la mais produtiva e rentável possível.
Defina o que você espera da ferramenta e deixe claro para os profissionais que moldam a arquitetura do programa que as funcionalidades advindas com seu uso estejam de encontro com os problemas da empresa. Bons resultados vão surgir.
O conhecimento documentado: implementando o ERP na rotina dos seus funcionários
Sempre é indicado que aconteçam etapas de reconhecimento e interação dos funcionários com a interface do ERP. Por conter inúmeras ferramentas, com diversas funcionalidades, essa fase preliminar pode ser um pouco mais complexa. Mesmo com a ocorrência de rotatividade de colaboradores, em que podem-se perder conhecimentos devido às saídas; o ERP, já buscando uma solução para esse impasse; permite a opção de fazer uma documentação da implementação dos conhecimentos desenvolvidos ao longo do projeto.
Isso propicia que alterações e melhorias nos processos não se percam com a saída de profissionais que tenham sido importantes nessas implementações. Desta forma; pessoas que entrem ao decorrer de todos esses trâmites terão totais condições de beneficiar-se de todos esses conhecimentos; eximindo as empresas de novos investimentos em treinamentos.
Para a empresa toda essa facilidade gera ainda mais resultados. Pelo ERP estar sempre em renovação e melhoria; nunca regredindo sua potencialidade, esses novos usuários do sistema estarão sempre o aprimorando e maximizando seu potencial de desempenho.
Conclusão
Seja para a finalidade contratual prevendo direitos e deveres na contratação de um sistema ERP ou para utilizar a função de implementar melhorias em processos, a documentação de tudo que envolve esse aparato tecnológico é muito importante.
Há uma onda cada vez mais imponente de convergência à tecnologia. Ela já faz parte de nossas vidas de uma maneira indissociável. Habituar-se com seu uso e extrair o máximo de desempenho com sua utilização é a tendência sem volta no mercado empresarial.
