Como escolher um ERP para instituições de ensino

A área de ensino tem desafios únicos do setor, que devem ser levados em consideração na hora de escolher um bom sistema de gestão (ERP), que atenda todas as demandas do segmento.

Localização

Colégios e faculdades tendem a ter alunos de áreas geográficas específicas, normalmente próximas à instituição. No entanto, a distribuição dos alunos não é, muitas vezes, uniforme. Fatores como renda, proximidade de linhas de ônibus e grandes avenidas e localização de concorrentes próximos podem afetar a captação dos alunos.

Por isso, um ERP aliado um bom software de BI que possibilite visualizar a distribuição de leads e alunos matriculados, quadra por quadra, é essencial para conseguir mapear onde estão os alunos e onde vale a pena direcionar o marketing da instituição.

Rentabilidade

Quanto mais cursos uma instituição oferecer, maior a necessidade de acompanhar detalhadamente sua rentabilidade.

Um software de ERP permite distribuir as despesas e receitas por curso. Uso de insumos, número de horas trabalhadas, uso de salas de aula, tudo pode ser dividido por centros de custo para que se possa apurar os gastos específicos de cada curso.

Com esses dados, a instituição pode definir quais cursos apresentam um custo de captação elevado em relação ao retorno, permitindo descontinuar cursos deficitários e concentrar seu marketing para a captação em outros, mais rentáveis.

Delegação de responsabilidades

Para permitir uma gestão profissional, delegar sem perder o controle é fundamental. Com um bom ERP, é possível acompanhar detalhadamente como cada coordenador está gastando a verba que lhe foi alocada, bem como os resultados obtidos.

Acompanhamento de serviços, compra e distribuição de insumos, tudo deve ser mensurado e controlado com facilidade.

Planejamento tributário

Nem sempre é bom manter todas as atividades de uma instituição de ensino sob um mesmo CNPJ. Abrir empresas para cuidar de ocupações específicas; com um contrato social direcionado à atividade-fim; é essencial quando se deseja adicionar algum tipo de serviço à instituição educacional.

Por exemplo; se o estabelecimento oferece viagens e excursões para alunos, convém abrir uma empresa específica; dentro do grupo, como agência de viagem, registrada nos devidos órgãos de controle, para um melhor planejamento tributário e uma administração profissional adequada.

Separar atividades em empresas diferentes exige planejamento e controle. Seu sistema de ERP deve ser compatível com isso.

Cálculo de salário de professores e coordenadores

Professores e coordenadores recebem salários diferenciados de acordo com as atividades desenvolvidas. Para separar corretamente cada parcela do salário por centro de custo (curso) e para calcular corretamente o salário devido a cada profissional, faz-se necessário o uso de um bom sistema de gestão.

Além disso, há acordos sindicais e acúmulo de função (por exemplo, alguns professores podem, também, desempenhar a função de coordenadores de curso) que exigem salários diferenciados e contabilização específica.

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