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Quando o Excel passa de aliado a vilão na Gestão empresarial

A decisão de abrir uma empresa deve ser bem pensada e estudada. Mercado em que está inserido, ponto de venda, concorrência, quantidade e qualidade dos produtos, matéria-prima, mão de obra, fornecedores e, especialmente, as finanças são pontos que devem ser bem analisados. Para se organizar, os empreendedores logo pensam no programa excel, contudo é preciso ter cuidado para saber quando o excel passa de aliado a vilão na gestão empresarial.

Algumas planilhas são essenciais para a empresa e apresentam diversos benefícios, como melhor gestão de tempo, trabalho, caixa, estoque, funcionários e vendas.

Desde o primeiro dia de planejamento do seu negócio é preciso controlar os gastos e as entradas de dinheiro para garantir o funcionamento da empresa. Ou seja, o controle financeiro deve acompanhar o empreendedor a todo momento.

Excel como aliado

Muitas pessoas, em seu dia a dia, utilizam o excel como uma ferramenta de controle dos gastos da casa. Contudo, este estilo de planilha também pode ser uma aliada da sua empresa. Fácil de ser montada, este tipo de controle financeiro é mais recomendado para micros e pequenas empresas que não possuem um grande fluxo de processos e informações. Apesar de suas vantagens, assim que o seu negócio começa a crescer a utilização de um software automatizado se torna essencial.

Excel como vilão

Embora as planilhas tenham sido uma boa opção para a organização do negócio há algum tempo atrás, hoje em dia, com um mundo mais competitivo e imediatista esta forma é um pouco arcaica e complicada. O número de dados que precisam ser salvos e examinados pela empresa são enormes. Pagamentos, entrada e saída de produtos no estoque, fluxo da caixa, impostos e faturamento são só algumas das informações necessárias para o negócio. Isto acaba gerando diversas planilhas e abas que podem atrapalhar mais do que ajudar no crescimento da empresa.

Desvantagens da gestão pelo excel

  1. Insegurança

Preservar os dados da empresa é essencial. A perda acidental destas informações pode gerar prejuízos, atrasar compromissos com fornecedores e consumidores ou acarretar problemas fiscais. Colocar os dados em planilhas é bastante inseguro já que correm o risco de serem apagadas acidentalmente, terem informações alteradas ou ainda serem extintas com o roubo ou perda do equipamento em que foram criadas. Mesmo colocando senhas nos documentos, as informações da movimentação da financeira precisam ter um maior cuidado.

  1. Redução da produtividade

Atualizar diariamente diversas planilhas é uma tarefa maçante e que afeta a produtividade do negócio. Isto acontece porque o gestor ou funcionário de confiança responsável pelo controle precisa inserir os dados manualmente a cada nova operação e mudança.

  1. Possibilidade de erros

Como possui diversas etapas manuais a organização por planilhas no excel está sujeito a mais erros do que um processo automatizado. Um pequeno esquecimento no lançamento em algum dos 6 documentos essenciais já pode causar um erro contábil, fiscal ou no controle de estoque.

A imprecisão nos dados pode acarretar em grandes prejuízos ao negócio, indo desde de perder uma venda porque o estoque constava a presença de um produto até penalidades por erros fiscais.

Principais planilhas da Gestão Empresarial

Para uma melhor gestão devem existir as 6 planilhas consideradas essenciais: controle de caixa, controle de pagamentos e recebimentos, controle de compras e estoque, planilha de funcionários, controle de vendas e a DRE (responsável por mostrar se o negócio está dando lucro ou prejuízo).

  1. Planilha de Controle de Caixa

Conhecida como Fluxo de Caixa, esta planilha controla todas as entradas e saídas financeiras. Além de ser responsável por fazer o empreendedor entender como anda o caixa da empresa.

  1. Planilha de Controle de Pagamentos e Recebimentos

Este documento reúne todos os pagamentos e recebimentos que a empresa possui, como contas parceladas, valores que ainda precisam ser pagos e valores a receber. Desta forma, o empreendedor consegue ter uma ideia de como estará o seu financeiro nos próximos meses e se há mais gastos do que recebimentos.

  1. Planilha de Controle de Compras e Estoque

O estoque – produtos ou matéria-prima – são essenciais para manter a empresa funcionando, ou seja, é necessário ter um cuidado redobrado na quantidade do estoque. Nesta planilha é essencial anotar não apenas os valores em reais, mas também o valor numérico dos materiais.

  1. Planilha de Funcionários

Este documento controla diversas informações relacionadas a equipe, como quantidade de funcionários, valor dos salários, FGTS, descontos, INSS e benefícios. Importante especificar qual o setor e cargo do colaborador na empresa.

  1. Planilha de Controle de Vendas

É a partir desta planilha que o empreendedor consegue entender as melhores épocas do seu negócio. Desta forma, o planejamento de marketing para apresentar ao público um novo produto ou realizar promoções é muito mais detalhado e certeiro. Por isto, anote no documento a quantidade que foi vendida do seu produto em cada mês.

  1. Planilha de DRE (Demonstração de Resultado do Exercício)

A DRE é responsável por mostrar ao empreendedor se o negócio dele está gerando lucro ou prejuízo. Nesta planilha deve-se anotar a receita bruta da empresa, custos variáveis e fixos, custos de mercadorias e até as deduções de impostos. No final, temos o cálculo do lucro ou prejuízo líquido. Pode-se montar a DRE da seguinte forma:

Receita bruta (ganho total do mês com as vendas dos produtos) – deduções e abatimentos (devoluções de vendas e impostos) = receita líquida

Receita líquida– custos das vendas = lucro bruto

Lucro bruto – despesas operacionais – despesas financeiras = lucro antes do IRPJ

Lucro antes do IRPJ– valor do IRPJ (imposto de renda sobre pessoa jurídica) = lucro Líquido.

Vantagens de um sistema ERP

Se as planilhas não são a melhor opção para fazer a gestão da empresa, como encontrar uma forma de armazenar os dados de forma segura e integrada, sem comprometer a produtividade e acabar com os erros? A resposta está em um software automatizado, como o sistema ERP. Através desta opção os gestores encontram diversas vantagens, como:

  1. Segurança

Com criptografia de ponta e controle de acesso configurado pelo responsável, o software evita o vazamento de informações.

  1. Integração de dados

Integrando as informações de todos os setores do seu negócio, o software otimiza os processos e fornece os dados de forma concisa para o gestor analisar.

  1. Análise dos dados

Como os dados estão integrados é possível obter relatórios gerenciais e histórico das operações. Desta forma, o gestor consegue tomar decisões mais sábias, aumentando a chance de sucesso do negócio.

  1. Visão macro

Com uma visão macro de todas as informações financeiras da empresa é possível encontrar com mais facilidade os erros e acertos do negócio.

  1. Estratégia

Descobrir a melhor estratégia para melhorar os resultados da empresa pode ser uma tarefa difícil. Alguns sistemas ERP possuem a ferramenta BI integrada que aponta métodos inteligentes para o crescimento e otimização do negócio.

  1. Aprovação

Com um sistema automatizado é possível consultar de forma simples e prática toda a situação da empresa, permitindo uma melhor análise para aprovação do financeiro.

 

Apesar das planilhas no Excel parecerem uma boa opção a princípio, as desvantagens precisam ser conhecidas. Você já implementou um sistema ERP no seu negócio? Quais as diferenças que notou? Conte para a gente no comentário e aproveite para encontrar mais dicas para a sua empresa em nosso blog.

Se quiser entender um pouco mais sobre o sistema ERP, veja o nosso material sobre a migração. Nele, abordamos as informações essenciais sobre a plataforma e o que você deve analisar antes de realizar um contrato.

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