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Produto fora de estoque foi vendido ao cliente e agora? Saiba como eliminar este problema e ter controle de vendas e estoque

A sua empresa já passou pela seguinte situação: vendeu o seu produto para o cliente e quando ele foi retirar o que comprou, não tinha mais no estoque? Esta circunstância é extremamente prejudicial ao negócio. Além de parecer que o empreendimento não é bem administrado, a relação consumidor-organização fica completamente estremecida e você ainda pode passar por um processo legal por conta disso.

Ilegalidade da situação

O que pouca gente sabe é que vender um produto que não se encontra no estoque configura publicidade enganosa e é passível de processo legal. Quando o consumidor compra um item, ele espera recebê-lo no prazo determinado, por isso se ele sentir lesado, tem o direito à reparação por dano moral.

Para não correr este risco, deixe claro no anúncio de venda do produto, a quantidade de itens disponíveis na loja. Assim que eles acabarem, os anúncios devem ser retirados ou então devem informar ao cliente (antes da compra) que o produto está em falta no estoque.

Mas como não correr este risco? Com o planejamento e controle de vendas e estoque.

Controle de Estoque

Basicamente, o controle de estoque funciona para a empresa saber qual a quantidade disponível de cada item no depósito, seja de matéria-prima ou mercadoria. Além de conseguir monetizar o valor do estoque.

Saiba como mensurar de forma assertiva toda a capacidade que a sua empresa possui em produzir novos produtos, para gerenciar de forma cada vez melhor o seu estoque:

Para se ter um controle total, é necessário saber o que acontece em cada uma das etapas. Com o objetivo de ajudar o seu empreendimento, vamos dar algumas dicas essenciais para ter uma gestão eficiente, como:

  • Anotar todas as entradas e saídas do estoque;
  • Qualquer saída do estoque (seja para a produção ou venda) deve ser acompanhada de uma requisição;
  • Não permitir qualquer saída sem a requisição e identificação de quem retirou;
  • Implantar o Inventário Rotativo: diariamente alguns itens são escolhidos a serem verificados. Se qualquer diferença for encontrada, ela deve ser comunicada e sua causa investigada.
  • Ficha de estoque: o principal objetivo deste documento é controlar a movimentação individual do estoque, desde a matéria-prima até produtos finalizados, ou seja, cada item tem a sua ficha correspondente.

Na Ficha de Estoque, deve conter as seguintes informações:

  1. Código e descrição do produto/material;
  2. Unidade de consumo (kg, m, peça, L);
  3. Estoque mínimo;
  4. Localização no depósito;
  5. Data da entrada ou saída do produto/material;
  6. Quantidade de entrada, saída e saldo do produto/material;
  7. Valor do custo de entrada, saída e valor do estoque sem ele;
  8. Valor do custo médio e anual de aquisição do produto/material.

Controle de Vendas

Assim como com o estoque, o controle de vendas é essencial na administração de um negócio. Existem alguns passos para garantir que a gestão seja eficiente. Veja como:

  1. Plano de marketing para a captação de clientes

Converse com o departamento de marketing da sua empresa para traçar novas estratégias de negócios. Muitas vezes as ofertas que o seu empreendimento oferece estão desinteressantes e já não conseguem mais atrair novos públicos.

  1. Melhore o seu processo de atendimento e fidelização

Ao invés de buscar novos consumidores, você também pode optar por fidelizar aqueles que já compram em seu estabelecimento, e um bom atendimento é essencial para isso. Assim, como é importante que a empresa cumpra tudo aquilo que promete ao cliente, inclusive garantir o prazo de entrega do produto adquirido.

  1. Defina metas claras de venda

Defina metas realísticas de venda. Ao colocar objetivos irreais, seus vendedores podem tentar alcançar o valor definido de qualquer forma, vendendo até produtos que não estão no estoque. Além de gerar mais problemas do que soluções, pode ocasionar em clientes insatisfeitos e processos contra a empresa. Por isso, o mais interessante é reunir a sua equipe e apresentar novas metas e critérios reais de medição.

Software automatizado

Um Sistema ERP é a melhor forma de fazer um controle eficiente de venda e estoque. O software opera de forma integrada com todos os setores, como compras, produção e vendas. Nele, você pode fazer a Ficha de Estoque com todas as informações necessárias: data de validade do produto, dia de produção, estimativa de venda, onde o produto se encontra e muito mais.

O sistema automatizado trabalha com um processo chamado “Venda Direta”. Essa ferramenta ajuda a manter o controle da empresa, trabalhando diretamente na gestão de estoque e impedindo erros no momento da venda. Afinal, o vendedor consegue ter total ciência se um produto está faltando no depósito ou não e conseguir concluir a venda sem gerar problemas futuros.

Outro fator importante na administração de qualquer empreendimento é o estabelecimento de metas. Com o software, é possível gerar objetivos mais realísticos a partir de análises de resultados passados. Esta informação aliada ao controle do estoque pode determinar quais produtos estão há muito tempo parados e como pode ser feita a sua promoção.

Conte para a gente nos comentários se você já usa uma Sistema ERP no seu comércio e quais foram as mudanças que você notou com um sistema automatizado. Não se esqueça de conferir o nosso blog para conhecer outras dicas de empreendedorismo. E se você quiser saber mais sobre como um software de gestão pode mudar o seu negócio, entre em contato com a gente.

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