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Integração entre produção e vendas

Como ter informações precisas e integrar a comunicação entre todas as áreas da empresa.

Imagine a sua empresa como um relógio feito com diversas engrenagens. Cada uma dessas engrenagens é um setor da organização, se uma das partes estraga, todas as outras funções são comprometidas. Assim como no relógio, todas as áreas da empresa precisam atuar juntas por um objetivo maior.

Atualmente vivemos em um mundo competitivo, não podemos negar. Contudo, essa característica não existe só fora da empresa. Os setores de uma mesma organização competem entre si por alguns motivos, como um maior orçamento, vantagens com os diretores e outros. Se formos analisar mais profundamente, percebemos que pessoas dentro da mesma área também concorrem entre si. Crescer na empresa, tirar férias no melhor período do ano e horário flexível são algumas das situações que fazem os colaboradores disputarem.

Integração entre produção e vendas:

Apesar da integração ser essencial em todos os setores, é preciso tomar um cuidado maior quando estas áreas são produção e vendas. Afinal, uma depende diretamente da outra.

Vamos dar um exemplo para você entender melhor: a indústria produz roupas, ou seja, ela precisa de alguns materiais básicos, como tecido e linha para começar a produção. Então, o setor de compras se comunica com a produção para saber qual a quantidade de matéria prima é necessário, que informa à área de vendas quando o produto final vai estar pronto. Se estes setores não estão bem integrados pode faltar material, atrasando a produção, consequentemente, retardando a entrega e complicando a imagem da empresa.

Com um Sistema ERP, você consegue controlar a quantidade de matéria prima, quanto tempo leva a produção, o que já tem em estoque pronto para vender e por aí vai.

Prejuízos – Má integração na produção de vendas:

Como falamos acima, a integração entre os setores de produção e vendas é essencial para um bom funcionamento da sua empresa. A falta de comunicação entre estas duas áreas pode atrapalhar o negócio, gerando desperdícios desnecessários e prejuízo. Saiba mais:

  • Demanda mal calculada: sem integração com a área de compras e vendas, a indústria corre dois riscos em relação às demandas: faltar matéria prima, atrasando a produção e entrega do produto ou exceder a quantidade de materiais. Este excesso de produto ocupa espaço não calculado no estoque e corre o risco de estragar, causando prejuízo financeiro à empresa.
  • Espera: a área de compras atrasou no pedido de matéria prima e, por falta de integração, não avisou ao setor de produção. O sistema produtivo da indústria é obrigado a esperar desnecessariamente, atrasando na entrega do produto. Por outro lado, se a produção também não avisa ao setor de vendas do seu atraso, os responsáveis pela área acabam atrasando a entrega do produto final. Contudo, com a integração, as áreas conseguem se antecipar e impedir atrasos e futuros problemas com os consumidores.
  • Excesso de produção: se o setor de vendas não comunica à produção a quantidade de produtos solicitados, pode acontecer um excesso de produção, causando prejuízos à indústria.

Vamos saber mais sobre como integrar estas áreas?

Bom relacionamento pessoal

Um bom relacionamento entre os funcionários é essencial para o sucesso da empresa. Quando as pessoas se conhecem e mantém um coleguismo, elas entendem os problemas umas das outras mais facilmente e estão mais dispostas a escutar e ajudar. Dessa forma, quando a colaboração aflora dentro do setor, elas se sentem mais conectadas e próximas, prevalecendo assim, um sentimento de equipe.

A primeira integração de um funcionário no time se dá quando ele entra na empresa e o seu gestor (ou responsável pelo RH) o apresenta para todos os colaboradores presentes. Apesar desse ser o início da integração, ela não deve parar por aí. Você pode adotar outras estratégias dentro do seu setor (ou empresa como um todo) para fortalecer o relacionamento entre funcionários.

O job rotation – quando um funcionário de um setor troca de lugar com outro por um tempo determinado, como 5 dias – por exemplo, é uma boa tática para entender os outros processos dentro da organização e ser mais compreensivo diante das dificuldades dos outros colegas.

Confraternizações, uma prática muito adotada pelas empresas atualmente, é uma excelente forma dos funcionários se conhecerem melhor e se interessarem pelo trabalho das outras áreas, tudo de forma natural e orgânica. Para estes momentos, aposte em um ambiente bem informal.

Saiba como contornar a má gestão da produção através desse e-book gratuito que fizemos especialmente para você:

Alinhamento de objetivos

Normalmente, no fim ou início do ano, a empresa tem uma reunião com toda a sua diretoria para fazer o planejamento estratégico para o ano que começa e traçar alguns objetivos e metas que devem ser alcançados. Em geral, quem fica a par dessas informações são só os gestores, mas não os colaboradores.

Sem ter ideia do que a empresa pretende alcançar, cada área atua de forma autônoma em diversos segmentos, como: gastos, contratações, demissões, processos de produção e outros. Contudo, com uma integração entre os setores, os funcionários passam a ter uma maior responsabilidade em relação às metas e objetivos, já que todos são cobrados igualmente pelos resultados.

Quando uma área sabe do compromisso e objetivo da outra, ela pode acabar ajudando a fiscalizar e cobrar, aumentando assim, o nível do comprometimento de todos.

Invista na comunicação

Com os objetivos e metas bem definidos e alinhados, é muito mais fácil para que todos os funcionários – independente da área – executem as tarefas propostas para atingir os resultados pretendidos pela organização.

Uma comunicação de via de mão dupla consiste em uma forma clara e transparente de se comunicar, priorizando todos os locutores participantes. Desta forma, ninguém se sente menosprezado e o ambiente de trabalho se torna mais amigável, participativo e colaborativo.

Todos os funcionários devem estar alinhados em relação aos valores, visão e missão da empresa desde o seu primeiro dia de trabalho. Assim, como conhecer todos os setores e os gestores responsáveis por eles. Um negócio que não se comunica, não consegue ser integrada.

Ferramentas de comunicação

Uma comunicação alinhada e uniforme entre os setores da empresa é essencial na execução de projetos, além de preservar tempo e recursos. Contudo, quando pensamos em sistemas de gestão, na maioria das vezes, automaticamente associamos às ferramentas de soluções para o controle financeiro e de estoque. O que pouca gente sabe é que existem plataformas de gerenciamento de projetos que auxiliam na disseminação de informações (comunicação) entre os setores.

Estas ferramentas permitem que todos os envolvidos no processo possam acompanhar a evolução de cada tarefa, dar ideias, ajudar a resolver problemas e conferir o andamento das metas do projeto. Assim, a comunicação fica mais fluida, dinâmica e confiável, permitindo que as oportunidades sejam exploradas da melhor forma.

Otimização de processos

Uma empresa produtiva é aquela que consegue fazer mais com menos recursos e em menor tempo. A integração entre os setores a partir de ferramentas de gerenciamento de projetos substitui o trabalho burocrático e manual por processos informatizados, ágeis e seguros.

Além de diminuir os custos operacionais e com papéis desnecessários, um sistema de gestão aumenta a segurança das informações, pois todos os dados ficam hospedados no servidor, que fazem backups diários.

Projetos entre setores

Ao pensar em um novo produto ou serviço para a sua empresa, reúna colaboradores de diferentes áreas. Com isso, você enriquece a proposta com diversas abordagens, motiva os funcionários e integra diferentes equipes.

Mas, vale mesmo a pena integrar?

Como diria o famoso autor Maximiano “uma empresa é um conjunto de esforços individuais em busca de um objetivo em comum”. Por mais que cada setor tenha as suas funções específicas, eles podem – e devem – trabalhar de forma conjunta com a empresa para garantir o crescimento de todos. Afinal, se a organização vai mal por conta de uma área, todas as outras são afetadas igualmente. Contudo, se a empresa ganha, os funcionários também ganham. Seja em bônus, PLR, melhores salários e muito mais.

Endomarketing

Já é possível entender que a integração entre os setores é essencial para o bom funcionamento da empresa, não é mesmo? E assim como a organização precisa do marketing externo, é necessário que os departamentos vendam as suas funções e tarefas para as demais áreas. Essa venda é feita a partir do marketing interno (endomarketing), que funciona como um canalizador de informações, processos e recursos.

O conceito do endomarketing traz a visão compartilhada de que dentro da empresa, todos os fornecedores e cliente são de todos os colaboradores. Essa nova forma deixa de lado aquela antiga concepção do “funcionário apertador de parafusos” que faz o seu trabalho sem se questionar sobre a importância de seu papel.

Vale lembrar que mesmo sendo muito atrativo e atual, o endomarketing só traz resultado à empresa se for acompanhado de um planejamento adequado e estratégico. Por isso, estude quem é seu público interno e defina metas e objetivos que a organização quer obter.

 

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