O governo federal criou um projeto que tem objetivo unificar os formulários e declarações enviados pelos empregadores sobre os empregados, simplificando o envio de informações como DIRF, GFIP e RAIS, que são atualmente enviadas a três órgãos de forma separada: ao Ministério do Trabalho, à Previdência Social e à Receita Federal. A esse projeto foi dado o nome de eSocial, que está em vigor desde julho de 2013, mas que ainda não está totalmente implantado, devido à dificuldade que as empresas estão tendo para se adaptar. Estima-se que o próximo prazo para que se torne obrigatória a sua utilização seja janeiro de 2018. Grosso modo, na prática, o eSocial é como uma folha de pagamento digital.

Situação das empresas com relação à implementação do eSocial

Há dados bastante preocupantes sobre a implantação (ou a falta de) do eSocial por parte das empresas. O Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis de São Paulo (Sescon-SP) fez um levantamento com 500 contadores, que apontaram para uma estatística preocupante: de que, em média, apenas 4% das empresas estão realmente prontas para atender às regras do eSocial. Outros dados levantados pelos profissionais trazem a visão dos empresários: 42% deles acha que o grande obstáculo é conscientizar sobre as mudanças na forma de envio das informações, já 37% apontaram para as dúvidas que têm a respeito do sistema e ao prazo (considerado insuficiente) e outros 17% chegaram no ponto fraco do empresariado: o alto custo do investimento necessário para realizar a mudança.

A PriceWaterhouseCoopers (PwC), empresa prestadora de serviços de auditoria e consultoria a empresas, mostra resultados de um levantamento feito com um determinado número de empresas, no qual foram apontadas algumas dificuldades enfrentadas na implantação do eSocial. Os dados do levantamento dizem que das entrevistadas, 30% acredita que a mudança cultural seja a maior dificuldade, os processos internos aparecem com 29%, e sistemas e tecnologia em terceiro, com 16%. Um dos maiores problemas vistos é a centralização de informações; já que, até mesmo a mudança de setor de um empregado, que envolverá departamentos distintos, deverá ser repassada à fiscalização, por meio do eSocial. Daí, novas dificuldades são apontadas: a integração dos dados é vista como principal dificuldade por 41% das empresas ouvidas, seguido pelo pouco entendimento que a maioria dos gestores têm da legislação com  22%, além da complexidade das leis atuais, citadas por 14% das entrevistadas.

Dicas para que as empresas consigam se adaptar ao eSocial

É inevitável tentar fugir da implementação do eSocial, por isso as empresas devem buscar formas de começarem a se adaptar à nova realidade. Veja abaixo algumas dicas:

• Entender a importância do projeto e o que ele representa na organização da empresa a médio e longo prazo;

• Estudar o manual de orientação e adaptar as rubricas da empresa a ele, considerando que muitas empresas possuem um grande volume, talvez até maior do que aquele que o eSocial permitirá;

• Começar a mudança de cultura dentro da empresa e estudar formas de integrar os departamentos;

• Participar de treinamentos e eventos, bem como utilizar todo o material disponível de campanhas realizadas, como entrevistas e vídeos;

• Buscar soluções para a implementação (como softwares de gestão).

Softwares de gestão e armazenamento de dados (ERP)

Soluções ERP podem ajudar as empresas, deixando-as prontas para o eSocial. Um software de gestão e armazenamento de dados pode ajudar com os pontos que foram apontados anteriormente como críticos; como a integração dos departamentos e o total conhecimento das regulamentações legais; por exemplo. Os sistemas de gestão são personalizáveis; isto é, eles funcionarão de acordo com as necessidades da empresa e são, certamente; a solução para a adaptação e preparação da organização ao eSocial. Para saber mais sobre soluções ERP, conheça a Ausland, visitando o site: https://ausland.com.br/ e deixe sua empresa nos moldes para aderir ao eSocial.