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Cultura baseada em processos – a solução para a descentralização das informações

Novas formas de agir e se repensar os modelos de trabalho de trabalho tradicionais estão cada vez mais presentes no mercado de trabalho. Com a constante remodelação advinda com a internet, novos modelos de negócios se estabeleceram no mercado mundial e vêm reformulando as formas de trabalho e de relações internas dentro de empresas, principalmente as de médio e grande porte.

Pelo patamar alcançado e valores envolvidos, esses empreendimentos mais consolidados têm em sua vertente um “DNA” inovador e propulsor, que dita novas tendências de trabalho que se detêm à eficiência na entrega de resultados.

Desta forma, a cultura baseada em processos vem ganhando destaque no mundo dos negócios. Contrária à cultura retrógrada de retenção de informações e processos a determinados departamentos, essa nova onda ganha força e se revela promissora para consolidar práticas inovadoras e de céleres resultados positivos.

Mas, afinal, como identificar se sua empresa sofre com a descentralização de informações? E ainda, como organizar seu planejamento estratégico empresarial baseado na cultura de centralização de processos? São esses questionamentos que abordaremos a seguir. Confira:

A CULTURA ORGANIZACIONAL BASEADA EM GRUPOS

Com o desafiante objetivo de tornar empresas mais ágeis e focadas nos anseios de seus clientes, as estruturas organizacionais baseadas em grupos de trabalho têm sido uma inovadora tendência para o mercado de negócios atualmente. Compostos com funcionários com diferentes funções e de distintos departamentos que, ao trabalharem em conjunto, tem como meta atingir um objetivo geral.

Ao juntar talentos com diversas habilidades, esses grupos quebram o paradigma até de certa forma robótico da mesmice de tarefas do dia a dia, em que a união desses profissionais deve surtir efeito positivo em um projeto específico e com prazo de cumprimento. Sendo menos hierárquica e mais intuitiva e leve, esse novo modelo tem se propagado cada vez mais, atraindo talentos de uma geração de profissionais que buscam remodelar as relações de trabalho.

As vantagens ao optar por esse modelo de trabalho são várias: quebra-se a barreira entre departamentos; ganha-se em celeridade de procedimentos internos, culminando em serviços mais eficazes e transparentes; tomadas de decisões mais assertivas, além da quebra de um cargo hierárquico mais elevado, como um gerente, apesar de haver geralmente algum profissional responsável pela integração e realização das tarefas.

Nesta prática, é sempre interessante promover atividades de interação entre membros dos grupos, realizando dinâmicas e encontros com um ambiente mais descontraído, gerando sintonia entre os envolvidos.

É importante frisar que a cultura organizacional baseada em grupos é uma das alternativas mais viáveis e promissoras atuais, mas não é necessariamente tida como regra para otimizar e centralizar processos e tomadas de decisões. É possível também promulgar centralização e otimização de condutas no trabalho por meio dos modelos convencionais, porém, com menor potencial de gerar ideias e soluções mais criativas e atraentes.

Gestor, caso você identifique problemas entre integração de informações e falhas em procedimentos devido à falta de constância nos trabalhos, examine minuciosamente a estrutura da sua empresa. Oportunidades podem estar sendo desperdiçadas.

A seguir, vamos abordar os desafios e as vantagens de se colocar em prática a centralização de departamentos e os benefícios que um plano de negócios estruturado com o compartilhamento de informações e com processos pode trazer à uma empresa.

CULTURA BASEADA EM PROCESOS

Case de sucesso Natura – Com uma estrutura restrita a São Paulo, a Natura viu que precisaria mudar sua concepção, mudando seus planos para uma cultura focado em processos ao vislumbrar expandir sua atuação a novos mercados no Brasil e até no exterior.

Desdobrando seu planejamento estratégico em processos, distribuindo tarefas entre vários colaboradores e fazendo a integração de metas e processos, a empresa enxergou uma oportunidade de crescimento e otimização em suas estratégias. Equilibrando responsabilidades e autoridades, principalmente com relação à hierarquia, os projetos tiveram prosseguimento, em que o novo modelo rendeu bons frutos: crescimento de 5,6%, atingindo um lucro líquido de 524,7 milhões. Além disso, o problema recorrente de escassez de produtos bem vendidos foi sanado, culminando no aumento de 49% de novas consultoras e na diminuição de 46,2% nas reclamações feitas pelas consultoras como entregas erradas.

Com o aval da presidência, vice-presidência e conselho, o grupo Natura separou as responsabilidades divididas em “comitês de processos”. Por meio deles, discutiam evoluções nas novas propostas e metas; ao unir os departamentos e compartilhando as informações, os procedimentos foram melhor assimilados, oportunizando melhorias em todos os níveis. O case da Natura é um exímio exemplo de como a mudança de concepção e a centralização de esforços eleva empresas a patamares maiores. A seguir vamos discutir mais sobre como implementar uma organização focadas em processos.

COMO IMPLEMENTAR

A etapa inicial para implementar uma cultura focalizada em processos é avaliar como está atualmente a estrutura da sua empresa. Perceba como está o fluxo de integração entre os profissionais das distintas áreas. Seja comercializando mercadorias ou prestando serviços, toda empresa possui departamentos com funções específicas, como engrenagens que, na hipótese de estarem em consonância, farão com que o mecanismo funcione corretamente. Já na hipótese oposta é que surgem geralmente os problemas.

Imagine que dentro da sua empresa o departamento comercial não se comunique com frequência e eficiência com o setor de compras e de estoque. Efetua-se uma venda em que não há quantidade suficiente para entregar ao cliente. Assim, não se cumpre com o estipulado com o consumidor; a partir deste momento o departamento de compras tem que efetuar de forma imediata a aquisição de novos produtos, com um prazo de entrega desorganizado, afetando até mesmo o departamento financeiro que não estava preparado para uma compra que pode ser de alto valor sem um planejamento prévio. Podendo comprometer as despesas com a loja e pagamento de funcionários. Este exemplo fictício ilustra em muito a importância da centralização de informações dentro de uma empresa.

INTEGRE OS DEPARTAMENTOS

Entre os passos primordiais para sua implementação, a cultura de processos demanda integração entre profissionais. Muitas são as fases para concretização de uma venda ou fechamento de contrato. É importante que seus funcionários saibam todas as etapas, da primeira até a última, e entendam como o trabalho de um interfere nas condições de trabalho do outro. Ao desconhecer os empecilhos e desafios de cada setor, o profissional, além não integrar esforços em sua empresa, pode muitas vezes ter a falsa impressão que determinadas ações dentro dela são culpa de outros profissionais. Um dos maiores focos é que os departamentos contábil e fiscal tenham informações compartilhadas. Isso trará mais celeridade na efetuação de pagamentos e destinação de valores para pagamento de contas e compras de novas mercadorias.

UTILIZE UM SOFTWARE ERP

Sempre que possível, abordamos em nossos artigos a utilidade e eficiência que o uso da tecnologia traz ao mercado de trabalho. Neste sentido, mais uma vez o sistema ERP é a ferramenta que vai suprir todas essas necessidades de integração de informações, independente do departamento de seus colaboradores. Com as informações lançadas e disponíveis para todos, a melhora nos procedimentos internos e da cultura de processos estarão com um enorme suporte, intuitivo e de fácil manuseio.

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