Como ter sucesso na implantação de um ERP
Entreprise Resource Planning (ERP), trata=se de um sistema de gestão empresarial integrado que envolve todos os departamentos da empresa, ou seja, um sistema gerencial completo. Como sabemos uma empresa é formada por diferentes setores e departamentos, cada um dos quais possui suas tarefas específicas, por isso, precisam de softwares especializados para facilitar e desenvolver melhor os seus trabalhos rotineiros. O ERP é um sistema com ramificações em todos os setores da empresa, de forma que se torna um sistema alimentado com informações dos mais variados tipos de todos os departamentos da corporação.
Uma implantação “teoricamente” bem sucedida de ERP não permitirá sistemas sistemas isolados, pois sua finalidade é justamente a guarda, análise e processamento de informações de forma global, propiciando tomadas de decisão com um leque mais amplo de informações. Outra grande vantagem do ERP é oportunizar aos departamentos trabalharem coordenadamente, pois informações estão disponíveis no ato, sem a necessidade de um chefe de departamento ter que ligar para outro ou mesmo se deslocar fisicamente entre os setores em busca de tais informações. O próprio sistema permite obter dados importantes, possibilitando um trabalho mais produtivo na empresa como um todo. Resumindo, uma implantação de ERP eficaz resultará em menores custos, comunicação mais eficaz e conhecimento mais criterioso do que se passa na instituição.
A implementação de um sistema ERP uma companhia requer certos cuidados, não pode se executada de qualquer maneira, pois cada empresa possui suas necessidades espcíficas que devem ser levadas em consideração. De acordo com Marcos Paulo Malagola (Blog do Portal ERP), deve-se ter em mente a implementação de cinco medidas antes de implantar o sistema em qualquer empresa:
- Escolher bem o software antes de instalá-lo – existem empresas que não tem a devida cautela de pesquisar um software eficiente de um reconhecido fornecedor; desenvolvido por especialistas da área; com um bom histórico de trabalho com personalização de sofwares, dentre outros detalhes; pois como afirma Marcos; algumas empresas têm seus olhos voltados somente para o custo e; como diz o ditado; muitas vezes o barato sai caro;
- Reduzir sumariamente as horas de treinamento das equipes que utilizarão os sistemas – dependedo do projeto essa tarefa pode apresenta alto custo; porém é essencial para os trabalhadores que utilizarão o sistema depois de implantado. É bom ter em mente que a empresa desenvolvedora do sistema tem um prazo contratual para implantar o software e treinar os funcionários, esse tempo tem de ser utilizado com eficácia; pois quando a contratada tiver cumprido as obrigações acordadas; os funcionários deverão estar devidamente preparados para usar o ERP;
- Não transfira a responsabilidade do sucesso do projeto somente para o fornecedor contratado – a implemetadora traz toda a sua bagagem técnica especializada; porém é imprescindível a participação de todos os gestores e departamentos. Quanto maior o número de profissionais e setores diferentes envolvidos; melhor; pois assim; será mais fácil aproveitar todos os recursos e possibilidades ofertados pelo sistema em implantação;
- Documente tudo – devido à grande relevância do momento, faz-se necessário o registro de tudo; pois isso permitirá a correção de falhas presentes e evitará refazer tarefas no futuro; evitando custos desnecessários. Desenvolva um projeto de revisão de procedimentos internos; mantendo o conhecimento da ferramenta ERP perene entre os profissionais da empresa; diminuindo consideravelmente problemas causados por troca de profissionais e equipes;
- Monitore constantemente o uso da ferramenta – é frequente o caso de profissionais que com o passar do tempo deixam de utilizar alguns recursos do sistema para realizar determinadas tarefas; sobretudo aqueles funcionários que não estiveram presentes durante o período de implantação do software. Para evitar isso; é preciso acompanhar a utilização dessas funcionalidades; quantificando-as e comparando-as com a realização prática de tais tarefas pelos profissionais.