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Como fazer uma redução de custos na empresa sem prejudicar nenhum processo

Geralmente induzida a ser feita em momentos emergenciais nas empresas, a redução de custos é algo que deve ser visto com olhares atentos pelo empresariado, em especial pelo atual momento de instabilidade política e econômica pelos quais o Brasil passa.

Diante do momento de pouco consumo no mercado, muitas empresas sofreram com quedas nas vendas e não renovações de contratos de prestação de serviços, culminando, portanto, em menores montantes entrando nos caixas. A redução de custos deve ser realizada com um planejamento prévio, apontando em quais áreas serão necessárias cortes e até que forma essas reduções vão impactar seu negócio.

Tudo isso deve ser pensado para que decisões equivocadas não prejudiquem seus resultados ou baixem a qualidade dos serviços prestados pela sua empresa, sem interferir negativamente nos processos internos.

Mas, afinal, como devem ser feitas as reduções de custos? Em que momento? De que forma? É o que veremos a seguir, confira:

Atenção aos pequenos custos

Em muitos casos números que ao primeiro momento parecem inexpressivos, em uma somatória temporal podem se tornar valores consideráveis. Custos operacionais envolvendo maquinário, manutenção de equipamentos, custos com transporte, perdas programadas, mesmo que englobando uma pequena porcentagem, dependendo do tipo de negócio, ganham uma expressividade ao longo do tempo.

A dica aqui é simples: tenha todos esses gastos planilhados, por menor que eles sejam. Depois de alguns meses esses montantes poderão ser somados, revelando uma resposta de quanto seriam e poderiam estar no caixa da empresa.

A dinâmica para empresário é a mesma para as finanças pessoais quem apenas “bebe um cafézinho” na rua e não anota nos gastos. Esses “cafézinhos” em “cafézinhos”, no final do mês, podem representar um valor cheio que poderia ter sido economizado. A ideia é essa: por mais que o gasto pareça fútil, não deixe de o registrar. Você verá como esse controle mais rígido fará a diferença no momento de reduzir os custos.

Reuniões online

A tecnologia tem se tornado com o passar do tempo o grande trunfo para integrar processos e dar agilidade a procedimentos que anteriormente não eram contemplados por ela. Porém, no atual cenário em que vivemos, não estar a par das inovações tecnológicas pode significar aumento de custos. Nesse sentido, muitas empresas têm optado em realizar videoconferências com clientes, fornecedores e funcionários por meio da internet e de softwares que fazem esses trabalhos.

Essa alternativa diminui consideravelmente custos com deslocamentos e demais gastos. Mas cuidado: as reuniões onlines são ótimas opções de agilidade, mas não substituem reuniões presenciais. Avalie com sua equipe que tipos de encontros e temáticas podem se beneficiar de um diálogo remoto e quais precisam imprescindivelmente de um contato físico entre as pessoas. A redução de custos deve ser vista como uma alternativa viável, não como regra para todas as ocasiões.

Aposte no home office

Com o objetivo de reduzir custos e otimizar a eficiência financeira de seus empreendimentos, muitos gestores vêm apostando no home office como desafogo para demandas específicas, em que em muitas ocasiões, ter funcionários dentro do escritório nem sempre é vantajoso, principalmente decorrente dos altos custos para tê-los na empresa.

Para os trabalhadores, como inúmeras pessoas buscam mais de uma fonte de renda, o home office já é uma realidade no atual mercado do trabalho e a tendência é que ganha ainda mais força e incentivo nos próximos anos.

Independente de ser um profissional registrado na empresa ou não, o que deve se traçar de uma maneira bem delineada são os parâmetros de produtividade, estipulando metas e prazos para que projetos sejam desenvolvidos com o máximo de qualidade e eficiência. Nesse tipo de organização, as responsabilidades são delegadas aos indivíduos em que as tarefas são tão importantes quantas a de um funcionário que cumpra horários dentro da rotina administrativa.

O que realmente difere o funcionário home office é possuir uma liberdade maior com relação ao que fazer com seus horários. Entregando o que lhe foi demandado, os processos fluem de uma maneira natural, desde que os prazos estabelecidos sejam cumpridos, pois, ao contrário, podem prejudicar processos internos.

Repense sua estrutura física

Os altos custos com aluguéis e outros fatores podem ser os grandes vilões dos empresários. O que se deve perguntar é o seguinte: minha empresa de fato necessita de uma estrutura física grande e de alto custo? Até que ponto meu local está trazendo lucros para meus negócios?

Muitos empresários enxergam em uma estrutura física grande e monumental seu desiderato de concretização de sonhos, algo que pode cegá-los ao não perceberem qual o tamanho da fatia que o aluguel vem consumindo dos seus lucros, ou até mesmo a manutenção de um imóvel próprio, mas que necessite de altos custos para funcionar em plenas condições.

Como exímios exemplos as empresas startups são modelos de negócios que possibilitam operar grupos com alta lucratividade mas com baixíssimos custos operacionais e espaços físicos. A escalabilidade desses empreendimentos é o fator-chave para conciliar baixos custos e alta produtividade ao mesmo tempo.

As respostas para as perguntas feitas no início desses tópicos devem estar na ponta da língua dos donos de negócios. Na hipótese de estarem devidamente respondidas e alinhadas, essas perguntas podem e provavelmente vão agregar muita rentabilidade a qualquer tipo de negócio.

Elimine ao máximo horas extras

Os altos custos gerados por horas extras devem ser evitados ao máximo. Organize sua gestão de departamentos para que as demandas possam ser cumpridas exatamente na jornada normal de trabalho das suas equipes, para que funcionários não precisem prolongar suas estadias no escritório para realizar tarefas que vão ser mais custosas à empresa.

Outro argumento para defender essa tese é que profissionais expostos a jornadas muito longas de trabalho tendem a baixar substancialmente suas produtividades, não justificando o investimento em horas extras. Avalie criteriosamente quantos funcionários cada departamento necessita, conforme as demandas que seu negócio dita no cotidiano.

Segundo essas dicas, sua empresa poderá diminuir consideravelmente seus custos sem perder qualidade dos serviços que presta. Bons negócios.

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