O ERP ideal deve ser aquele que gerará os melhores resultados para sua empresa, com o menor impacto

A adoção de um ERP sempre traz muitas mudanças positivas para qualquer empresa. Afinal de contas, processos serão otimizados, o negócio poderá rodar com o número ideal de funcionários, a delegação de tarefas pode ser feita e acompanhada de uma melhor forma, a gestão de estoque melhora, a contabilidade passa a ser exata, entre outras melhorias. Enfim, a empresa passa a funcionar muito melhor, de forma automatizada, eliminando incertezas e possibilitando crescimento.

Mas para que a adoção de seu software de gestão não se transforme em dor de cabeça, é bom ficar atento a algumas características que bons fornecedores de ERP, como a AUSLAND, adotam. Afinal, quando se mexe tanto na estrutura interna do negócio, é necessário ter um fornecedor confiável, que possa ajudar sua empresa a obter melhores resultados. Neste artigo, vamos listar algumas características que incorporamos ao longo de 25 anos como fabricante pioneira de ERP no Estado do Paraná. Características estas que aprendemos com o crescimento e o sucesso de nossos clientes e que, orgulhosamente, ajudamos a construir e que orientamos que você, cliente, tenha em mente quando for escolher seu ERP.

Primeiro, defina o que precisa

Antes de começar, é necessário definir quais são as áreas da empresa que precisarão do software de gestão e quais as melhorias que se deseja alcançar. É necessário, nessa fase, detalhar os processos internos para ver tudo aquilo que será mudado. Também é preciso realizar um levantamento de todos os softwares já em uso no negócio, considerando aqueles que se deseja manter ou substituir.

É importante, na implantação do ERP, que a empresa adote uma postura flexível quanto mudanças em seus processos e softwares em uso, bem como qualquer estrutura organizacional e de pessoal. Ou seja, tudo pode ser mudado.

Nesta fase, é bom contar com a experiência do fabricante. Uma boa empresa de ERP, como a AUSLAND, já conta com consultores próprios para ajudar a empresa nessa fase de levantamento de necessidades e mapeamento de processos. É importante que toda essa etapa fique muito clara desde o início para evitar quaisquer percalços após o fechamento do negócio.

Envolva a equipe

Como há mudanças nos processos, é natural que a equipe se sinta um pouco insegura com a implantação do ERP. É importante, portanto, que assim que o mapeamento estiver completo, as pessoas que permanecerão na organização, inclusive em postos que não sejam de gestão, sejam envolvidas em todo o processo.

Uma boa implantação de ERP passa, portanto, por uma boa estratégia de comunicação. A gerência precisa deixar claro a cada um dos colaboradores quais serão as mudanças, quais as necessidades de adaptação e o que se espera deles, para que os resultados apareçam o mais rápido possível.

Por fim, é necessário treinar a equipe. Um bom fabricante de ERP já fornece cursos próprios e certificação para este fim, além de um suporte pós-vendas orientado aos gestores e aos funcionários, para que todos os níveis possam atingir o melhor desempenho no menor espaço de tempo.

Escolha um bom fabricante de ERP

Ao comparar vários fabricantes de ERP, é importante que o gestor avalie qual é aquele que oferece os melhores serviços e suporte. Um bom software é o básico, mas o que faz diferença é como seu fornecedor pode ajudar sua empresa a obter o melhor resultado.

Neste sentido, um bom fornecedor de ERP é aquele que já mostra sua diferença no processo de venda. Uma venda mais consultiva, que analisa as necessidades de sua empresa, ajudando seu pessoal a melhor mapear os processos, é fundamental para determinar quais os sistemas que precisam ser implantados e as customizações necessárias, gerando menores custos para todos os envolvidos.

Afinal, cada negócio tem uma particularidade, uma diferenciação da concorrência. Por isso, é comum que seja necessário customizar o software de gestão. Ao escolher um fabricante sério, com boa estrutura e boa presença de mercado, com consultores experientes e que te ajudam a estruturar o seu negócio da melhor forma possível, sua empresa terá o software certo, feito de acordo com as suas necessidades.

Características de um bom software de gestão

Confiabilidade

Um software ERP deve ser confiável. Ou seja, não há margens para que problemas em software ou hardware parem uma empresa, gerando grandes prejuízos. Um dia parado em uma fábrica, distribuidora ou fornecedora de serviços pode gerar um grande prejuízo, levando até mesmo a perda de estoque e multas por atraso.

Quando for escolher seu ERP, verifique se o fabricante adota rígidos controles de qualidade. Veja qual é sua estrutura, qual a forma como são desenvolvidos seus softwares, se os sistemas funcionam adequadamente. Peça exemplos. Pergunte. Em dúvida, peça para um funcionário do seu setor de TI conversar com um dos desenvolvedores do fabricante.

Confiabilidade envolve tradição. Um fornecedor de software de gestão deve ter um respeitável histórico de serviços e produtos. Mesmo que a empresa seja inovadora e traga sempre muitas novidades na área de software e de gestão para seus sistemas, é importante que o fornecedor seja uma empresa tradicional, com estrutura e foco na área.

Inovação

Seu fornecedor de ERP deve oferecer à sua empresa a última palavra em software de gestão, utilizando linguagens e tecnologias de desenvolvimento que estejam em voga no momento.

A razão disso não é modismo, mas sim uma questão de custo e prática. Afinal, se o ERP está utilizando uma linguagem de programação mais atual, maiores são as possibilidades de integrar o software com outros fabricados por terceiros e mais fácil fica o recrutamento de mão de obra para atuar na customização e implantação.

Note, contudo, que inovação não significa adotar tecnologias que ainda estejam amadurecendo, mas sim utilizar a última palavra em tecnologias que já provaram seu valor.

Funcionalidades

Um bom sistema de gestão precisa melhorar os resultados de todas as áreas de sua empresa. Ou seja, é preciso que o software seja completo para atender a quaisquer necessidades de gestão, de qualquer área, seja qual for o setor de seu negócio. Não só isso: os módulos do software precisam estar perfeitamente integrados, para que as informações contidas sejam corretamente compartilhadas por todos os usuários do sistema.

O ERP precisa ter um acesso diferenciado por funcionário, por área de gestão ou funcional, e deve prover soluções para todo tipo de ocorrência em cada área, para que não seja necessário adotar soluções paliativas para resolver algum problema não previsto no software.

As funcionalidades passam por customizações, também, algo já previsto em um bom software de ERP, adaptável às necessidades de sua empresa.

Documentação e Treinamento

Documentação e treinamento são vitais em qualquer software complexo. Seus funcionários não podem ficar em dúvida. Devem dominar com maestria todo o sistema para que possam extrair os melhores resultados para sua empresa.

Neste sentido, ao escolher um fornecedor de ERP, consulte sua documentação e treinamento. Veja o que pode ser oferecido pelo fornecedor no pós-venda. Verifique qual o suporte oferecido para os usuários do sistema.

Na AUSLAND, temos o pacote completo: oferecemos cursos para cada ferramenta de nosso sistema e para Qlikview, nosso sistema de BI; temos documentação detalhada de cada funcionalidade de nosso ERP; e oferecemos suporte pós-venda para tirar quaisquer dúvidas e estudar quaisquer modificações que sejam necessárias no software.

Adequação à legislação

As legislações tributárias, contábeis e trabalhistas estão em constante mudança. Além disso, portarias com novos requerimentos, como leiautes de notas fiscais eletrônicas, mudanças no envio de escrituração digital, dentre outros, são lançadas várias vezes por ano, obrigando a empresa e o ERP a atualizações constantes na maneira como realizam sua contabilidade.

Por isso, é importante que o fornecedor de ERP tenha uma equipe específica para acompanhar mudanças na legislação e deixar seu negócio sempre a par com as exigências legais. Isso não só poupa sua empresa de problemas com órgãos fiscalizatórios e multas, como também pode representar uma grande economia de tempo e recursos para seu negócio.

É importante verificar com seu fornecedor de sistema de gestão se essas atualizações são feitas automaticamente e a que custo. As mudanças precisam ser feitas com antecedência e seu custo deve ser previsto para não gerar quebras no fluxo de caixa.

O ideal é que o software seja contratado como um serviço, com tais mudanças e custos previamente definidos em contrato.

Custo x benefício

Por fim, cabe a análise de custo x benefício num sistema de gestão. O ideal é que esta análise seja feita de forma mais objetiva e formal possível, elencando as melhorias pretendidas e o custo de implantação das mesmas. É importante, nesta etapa, definir prioridades e trabalhar em conjunto com o fornecedor de software alternativas para funcionalidades não tão necessárias e que tenham um alto custo.

Um software de gestão não é barato. E, via de regra, a escolha mais barata não costuma ser a que gerará melhores resultados para sua empresa, como acontece com outros produtos e serviços. No entanto, o custo pode ser muito menor e os resultados muito melhores se um levantamento minucioso for feito antes de se escol