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Como a automatização otimiza a gestão e tempo das pequenas e médias empresas

Ganhar tempo é essencial em qualquer empresa. Vamos saber como otimizar a gestão por meio da automatização?

O tempo é algo muito precioso dentro de uma empresa, podendo ser, muitas vezes, o fator decisivo entre o sucesso e a dificuldade em mantê-la. Por isso, muitos empresários buscam métodos eficazes de ganhar mais tempo e melhorar a produção, pensando em gerar produtos cada vez mais funcionais e rápidos e em evitar problemas futuros.

Porém, são poucas as empresas que realmente conseguem chegar numa estratégia eficaz para a otimização de tempo. Enquanto isso, alguns negócios também acabam se complicando ainda mais com tentativas malsucedidas de realizar esse processo, o que leva à perda de tempo. Tudo isso acaba fazendo com que a otimização se torne um diferencial.

Atualmente, com o auxílio da tecnologia, existe uma forma muito funcional para a otimização de tempo: a automatização. Essa prática é eficaz, pois torna muitas tarefas automáticas, sendo que grande parte do tempo perdido fica por conta desses trabalhos básicos e rotineiros. Nesse caso, o tempo que se leva realizando essas tarefas acaba prejudicando alguma outra ação que pode ser mais importante naquele momento.

O que é automatizar?

A ação de automatizar uma tarefa é, basicamente, uma estratégia que torna algumas ações cotidianas mais fáceis e sem gerar preocupações. Trata-se de utilizar um software que mantenha algumas tarefas sendo realizadas automaticamente, liberando o funcionário que geralmente se prende a elas. Isso faz com que esse trabalhador possa focar na produção.

Um exemplo é a emissão das notas fiscais. Essa é uma tarefa que necessita ser feita toda vez que uma transação é realizada, sendo basicamente a mesma coisa, mudando apenas dados simples, como preço e remetente. Isso acaba fazendo com que se torne algo chato e cansativo, além da perda de tempo. Se essa ação for automatizada, não será mais necessário se preocupar com a sua realização, pois as notas serão geradas automaticamente, o que torna mais eficiente a produção.

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Automatização na gestão empresarial

Muitos empresários ainda atuam com planilhas eletrônicas ou utilizando um sistema diferente para cada tipo de atividade, o que acaba tornando a análise e o trabalho de gestão cada vez mais difícil e trabalhoso, além de dificultar a captação de informações e solicitações de cada área.

Automatizar esses processos com sistemas disponíveis no mercado – como o sistema ERP – melhora as atividades de cada gestor. O registro de atividades de cada área, assim como o acompanhamento de planejamento e orçamento são algumas das funções que esses softwares oferecem. Isso acaba facilitando e agilizando a rotina diária da empresa. Uma plataforma única que reúne todas as informações essenciais também garante a padronização dos processos, uniformidade no atendimento e maior rapidez para encontrar a solução da demanda, elevando o nível de satisfação dos clientes.

A automatização também permite que a empresa obtenha subsídios para negociar contratos de terceiros, ajustando o volume contratado e o custo com base nos registros que mostram o volume de demandas e a necessidade de se contratar outros funcionários, bem como os seus desempenhos.

Em resumo, um software de automação – como o sistema ERP – somado às práticas de uma empresa com profissionais qualificados, é essencial para o crescimento de qualquer negócio. Entre as suas inúmeras vantagens, estão: registro dos planejamentos de cada área, conferência das atividades realizadas (possibilitando acompanhar o andamento do planejamento e garantir que os objetivos sejam alcançados), acompanhamento do orçamento estabelecido para verificar quando a redução de custos é necessária, maior qualidade no serviço e garantia da satisfação total do consumidor.

Vantagens na automatização

Automatizar as tarefas de uma empresa possui inúmeras vantagens. Uma delas é o fato de a sua empresa se tornar uma referência em produtividade com relação às concorrentes. Porém, há outros benefícios muito importantes que podem levar o seu negócio a um grande crescimento.

Veja algumas das vantagens que a automatização pode trazer para a empresa:

  1. Pensamento estratégico

Ao automatizar partes do processo que antes eram feitas operacionalmente, a burocracia existente no setor diminui, o que estimula os colaboradores a desenvolverem um pensamento estratégico. Como o tempo gasto realizando pequenas tarefas não existe mais, os funcionários possuem um prazo maior para estimular a sua criatividade na empresa.

  1. Redução de custos

Otimizar os processos com a automação faz com que o negócio consuma menos tempo e dinheiro. Além de as tarefas serem realizadas mais rapidamente (podendo aumentar a produção), as análises também são feitas de maneiras mais eficiente.

  1. Eliminação dos erros humanos

Por mais preparado e atualizado que o seu colaborador seja, sempre há um chance de ocorrer erros nos processos mecânicos. Ao automatizar e otimizar algumas etapas do processo produtivo, você está garantindo uma maior confiabilidade ao seu negócio.

  1. Controle de informações

Em processos automatizados, o controle e análise das informações são realizados de maneira muito mais fácil, garantindo assim uma melhor tomada de decisões. Por exemplo: em vez de anotar a gestão financeira do seu negócio em múltiplas planilhas, você pode utilizar um sistema integrado, gerando uma administração mais eficiente ao integrar todas as informações em um só lugar.

  1. Alocação de recursos

Como a automatização tende a ser mais barata e eficiente, a empresa acaba gerando um maior capital disponível para investir em outros setores. Essa nova alocação de recursos pode garantir uma melhoria nos serviços oferecidos pela organização.

  1. Eleva a qualidade

Um processo produtivo automatizado é mais eficiente e rápido, otimizando a gestão e o tempo dentro da empresa. Essas características garantem que o negócio alcance resultados melhores, impactando positivamente na satisfação do consumidor e melhorando todos os índices organizacionais.

  1. Aumento da produtividade

Como as máquinas são mais ágeis, precisas e ininterruptas, é possível aumentar os ciclos e turnos de produção, realizando as etapas do processo de maneira mais eficiente e com um grande índice de repetição, sem desperdícios. Para que o rendimento seja elevado e ilimitado, é necessário que os equipamentos sejam operados por uma equipe qualificada e atualizada, além de pessoas especializadas para garantir a manutenção das máquinas.

  1. Padronização

Em produções que dependem da repetição, alguns fatores externos podem afetar a regularidade do produto, como: cansaço humano, falta de atenção, cuidado e motivação, entre outros. Já equipamentos calibrados e ajustados repetirão o mesmo processo sem nenhum defeito na qualidade ou padrão.

  1. Segurança

Com sistemas automatizados, diminuem-se os riscos de funcionários operando máquinas (como elementos químicos, explosivos e temperaturas extremas). Afinal, esses sistemas, quando programados corretamentes, são isentos de erros, fazendo com que as chances de acidentes sejam extremamentes baixas.

A segurança também se estende para a qualidade final do produto. Por exemplo, em produções em que é necessário um controle nos níveis de contaminação – como na indústria alimentícia – o contato humano é praticamente descartado.

 

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