8 dicas para ter uma contabilidade organizada na sua pequena empresa

Ser cauteloso quanto às questões contábeis é essencial para administrar de forma bem sucedida qualquer negócio e evitar problemas futuros. Em especial, manter os registros financeiros sempre em dia é muito importante para a organização econômica. Elencamos oito maneiras de controlar as finanças da pequena empresa e seus registros de contabilidade:

1. Finanças empresariais x Finanças pessoais:

Elas devem ser vistas como áreas distintas. É comum ver empresários individuais e novos empreendedores utilizarem o mesmo sistema para organizar as finanças da empresa e as finanças domésticas. Isso gera confusão, principalmente em relação aos impostos. Fazer uso de cartões corporativos para quitar despesas pessoais, por exemplo, pode gerar problemas legais, além de dificultar a contabilidade da empresa.

2. Transações financeiras:

Todas precisam ser registradas diariamente e isso inclui compras, vendas e tudo que envolva entrada e saída de dinheiro da empresa. Ao deixar uma movimentação pendente maximiza-se o risco de perder algum registro, podendo resultar em relatórios falhos no futuro.

3. Antecipe os pagamentos:

Defina como procedimento padrão verificar se existem contas a pagar que têm desconto para quitações realizadas antes da data de vencimento. Pagar antecipadamente pode ser uma forma de gerar economia de recursos.

4. Acompanhamento:

O planejamento financeiro deve ser analisado e corrigido sempre que necessário. É preciso verificar o fluxo de caixa diariamente, pois tendo os dados atualizados é possível tomar decisões precisas e corretas em períodos de dificuldade.

5. Trabalho em conjunto:

Seja proativo com o contador e mantenha bons registros de contabilidade, fornecendo sempre informações precisas, principalmente sobre os itens que influenciam nos impostos. Converse com ele sobre as melhores maneiras de organizar as informações.

6. Controle de pagamento aos funcionários:

Um sistema de processamento de salários pode tornar esse procedimento mensal bem mais simples, minimizando por completo a possibilidade de erros.

7. Controle das faturas emitidas:

Existem serviços de faturamento online que fazem a automação de todas as rotinas de contratos, arrecadação, faturamento, mensalidades, cobrança recorrente e assinaturas, deixando tudo devidamente registrado.

8. Utilização de software:

Ter um bom sistema ERP faz com que os dados financeiros e contábeis sejam precisos, acompanha e atualiza as legislações vigentes, evita o retrabalho, distribui automaticamente as informações para todos os departamentos envolvidos e facilita o envio dos dados para a contabilidade.

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